Mer effektiv drift av Velet

Systemet StyreWeb innføres nå.

De siste årene har Prestenga Vel blitt administrert ved hjelp av regneark og enkle kontorprogrammer. Styret ønsker å kunne drive Velet på en mer effektiv måte. Det er derfor valgt å innføre systemet StyreWeb som anbefales av Vellenes Fellesorganisasjon og brukes av mange tilsvarende veivel.

Noen av fordelene systemet gir er:

• Eiendoms og medlemsregister. Alle eiendommene i velet registreres med hovedmedlem samt andre kontaktpersoner i hustanden. Medlemmene vil i 2018 kunne oppdatere egen kontaktinformasjon selv.

• Meldingstjeneste. Systemet gjør at Styret kan sende ut viktige meldinger og varslinger til medlemmene via epost og SMS, noe som er etterspurt av flere beboere.

• Fakturering via epost. Systemet støtter fakturering via epost. Medlemmer som ikke har epostadresse vil fortsatt motta giroblankett på papir. På lengre sikt, vil eFaktura og Avtalegiro kunne støttes.

• Fakturering med KID. Innføres i 2018 og gjør det effektiv å avstemme innbetalinger av medlemsavgift mot utsendt faktura og hustand. Innbetalinger uten KID vil avvises i banken automatisk.

• Purring og Inkasso. Purringer, Inkassovarsler og overføring til Inkassobyrå vil være automatiserte prosesser som følger et fast tidsforløp.

• Regnskap. Regnskapet vil føres i systemet og kunne avstemmes mot bevegelser på bankkonto. Dette forenkler arbeidet og gir Styret større innsyn og kontroll.

Styret håper at systemet vil forenkle prosessen med å overføre arbeidet til nye medlemmer som blir valgt til å drive Velet i fremtiden.

Beboerne i Prestenga Vel trenger ikke gjøre noe nå, men vil på nyåret få tilsendt instruksjoner på hvordan verifisere eller oppdatere epostadresse og telefonnr.

God Jul og et godt 2018!

• økonomi